Đặt quà tặng doanh nghiệp bằng mật ong dú, bộ phận mua hàng cần chốt bốn việc trước khi chuyển tiền: mẫu hũ và hộp, số lượng kèm phần dư phòng, mốc giao hàng, và chứng từ kế toán. Bỏ sót một trong bốn là cuối năm chạy theo sửa.
Cái khó của mật ong dú khác với bánh kẹo đóng sẵn: mật lấy theo mùa, mỗi tổ cho ít, nên không phải lúc nào cũng có sẵn hàng trăm hũ đồng loạt. Một đơn quà công ty cần được bàn sớm hơn đơn lẻ.
Dưới đây là cách một người phụ trách hành chính có thể đi từng bước, từ lúc sếp nói "năm nay tặng mật ong dú" tới lúc hộp quà đến tay khách.
Bắt đầu từ câu hỏi: tặng ai và tặng để làm gì?
Quà cho nhân viên, quà cho khách hàng thân thiết và quà cho đối tác lớn là ba chuyện khác nhau. Nhân viên cần đều tay, không ai thấy mình bị thiệt. Khách hàng thân cần đều đặn, năm nào cũng nhận ra phong cách công ty. Đối tác lớn cần chỉn chu, có câu chuyện để kể. Gộp chung ba nhóm vào một mẫu là cách nhanh nhất để không làm hài lòng nhóm nào.
Với mật ong dú, câu chuyện để kể có sẵn: đây là mật của loài ong nhỏ không ngòi, giữ mật trong bình sáp, vị chua nhẹ, lượng thu ít. Một tấm thiệp nhỏ giải thích điều đó làm món quà khác hẳn hộp mật ong thường. Nhưng câu chuyện phải thật: không gắn công dụng chữa bệnh, không dùng chữ "thần dược".
Sau khi chia nhóm, mỗi nhóm gắn một cỡ hũ. Nhân viên thường hợp hũ 100ml hoặc 200ml, đối tác lớn có thể 200ml hoặc 500ml. Cửa hàng Shop Ong Dú niêm yết hũ 100ml 290.000đ, 200ml 580.000đ, 500ml 1.450.000đ, giá tỉ lệ thuận với dung tích; phòng kế toán chỉ cần nhân số lượng là ra ngân sách, không phải đoán.
Có ngân sách rồi mới bàn tới hộp. Nhiều công ty làm ngược: chọn hộp đẹp trước, rồi mới nhét mật vào, tới lúc thấy hộp không vừa hũ thì phải làm lại. Hộp phải đi theo hũ, không phải hũ đi theo hộp.
Những thứ phải chốt bằng văn bản trước khi đặt cọc
Mẫu hũ chính xác. Dung tích, kiểu nắp, có màng seal hay không. Chụp ảnh hũ mẫu và gửi kèm email chốt đơn.
Số lượng chính thức và số dư phòng. Thêm vài phần trăm cho người mới vào, khách phát sinh, hũ hỏng khi giao. Thiếu một hộp lúc trao quà rất khó xử.
Mốc giao từng đợt. Đơn lớn nên chia đợt: một đợt mẫu để duyệt, một đợt chính. Ghi rõ ngày, không ghi "khoảng cuối tháng".
Địa chỉ nhận và người ký nhận. Một đầu mối duy nhất, có số điện thoại, tránh cảnh shipper gọi năm người không ai nhận.
Quy cách đóng thùng. Mỗi thùng bao nhiêu hộp, có chèn chống va không, có ghi số thứ tự thùng ngoài vỏ không.
Ai lo phần thiệp, logo. Bên bán hay bên mua tự làm. In logo lên hộp cần thời gian, cần duyệt file — đừng để sát ngày.
Chứng từ cần lấy. Hỏi rõ bên bán có xuất được hoá đơn cho công ty không, thông tin xuất hoá đơn gửi cho ai, khi nào nhận.
Hình thức thanh toán. Chuyển khoản theo mã QR hay chuyển khoản công ty; giữ lại chứng từ chuyển tiền và đối chiếu với đơn.
Chính sách đổi trả cho đơn số lượng. Hỏi rõ trước khi đặt: hũ vỡ, rỉ, thiếu hàng thì báo trong bao lâu, xử lý ra sao.
Nguồn gốc mật. Trại nào, vùng nào. Thông tin này vừa để yên tâm, vừa để ghi lên thiệp cho khách.
Hướng dẫn bảo quản đi kèm. Một dòng "cất ngăn mát sau khi mở, trẻ dưới 1 tuổi không dùng mật" in trên thiệp là đủ.
Vì sao mật ong dú cần đặt sớm hơn quà khác?
Một tổ ong dú cho mỗi lần thu rất ít mật so với một thùng ong mật thông thường. Mật nằm trong những bình sáp nhỏ, phải lấy từng bình, lọc kỹ. Muốn có vài trăm hũ đồng màu, đồng vị, người bán cần gom mật từ nhiều đợt thu và nhiều tổ. Không phải ngày nào hỏi cũng có ngay.
Mật ong dú cũng thay đổi theo mùa hoa. Đợt này màu vàng nhạt, đợt sau có thể sẫm hơn, chua hơn. Với đơn quà công ty, điều này quan trọng: nếu một nửa hộp màu nhạt, một nửa màu sẫm, người nhận đặt cạnh nhau sẽ thắc mắc. Hỏi người bán xem đơn của mình có lấy cùng một đợt được không.
Thời gian cũng cần cho phần đóng gói. Đóng một hộp quà cẩn thận mất vài phút; đóng hai trăm hộp mất cả ngày công. Cộng thêm in thiệp, dán tem niêm phong, kiểm từng hũ, một đơn lớn cần thời gian chuẩn bị đủ dài. Đặt sát ngày thì bên bán phải làm vội, mà làm vội thì dễ sót hũ lỏng nắp.
Lời khuyên thực tế: liên hệ cửa hàng từ khi công ty mới duyệt kế hoạch quà, chưa cần chốt số lượng. Hỏi lượng có thể cung ứng, thời gian chuẩn bị, rồi mới trình sếp con số cuối cùng. Cách này tránh được cảnh đã hứa với khách mà không có hàng.
Kiểm hàng khi nhận đơn quà số lượng lớn
Đếm thùng trước khi ký. Đối chiếu số thùng với phiếu giao. Thiếu thùng phải ghi ngay lên biên bản.
Mở ngẫu nhiên vài thùng ngay tại chỗ. Không cần mở hết, nhưng mở thùng đầu, thùng giữa, thùng cuối để xem có rỉ mật không.
Lật ngược thử vài hũ. Hũ kín nắp thì không chảy; hũ chảy là phải tách ra, chụp ảnh.
Soi màu mật giữa các hũ. Chênh nhẹ là tự nhiên, chênh rõ thì hỏi người bán có phải khác đợt không.
Xem nắp có phồng không. Nắp phồng là dấu hiệu mật đã lên men, khí đẩy lên; cần báo ngay.
Ngửi khi mở thử một hũ mẫu. Mùi chua nhẹ, thơm là bình thường; mùi chua gắt như giấm, mùi rượu nặng thì báo người bán.
Kiểm thiệp, logo. Đúng tên công ty, đúng chính tả, đúng vị trí. Sai một chữ cũng phải in lại.
Chụp ảnh tình trạng hàng. Ảnh có thời gian, có số thùng, dùng khi cần trao đổi về hàng lỗi.
Cất kho nơi mát ngay sau khi nhận. Kho văn phòng sát mái tôn rất nóng; để vài ngày ở đó mật dễ biến đổi.
Phân chia theo danh sách người nhận. Dán nhãn tên người nhận ngoài túi quà, không ghi lên hũ.
Báo bên bán trong thời hạn đã thỏa thuận. Có lỗi thì báo sớm, kèm ảnh, đừng đợi trao quà xong mới nói.
Lỗi thường gặp khi công ty đặt quà mật ong dú
Chọn hộp trước, hũ sau. Hộp không vừa, hũ lắc lư, phải chèn thêm giấy vội vàng.
Không đặt hộp mẫu. Duyệt qua ảnh thì đẹp, cầm hộp thật mới thấy lỏng lẻo hay quá nặng.
Một mẫu cho tất cả. Nhân viên và đối tác lớn nhận cùng một hộp, mất ý nghĩa phân tầng.
Quên người nhận ở xa. Chi nhánh tỉnh khác cần giao riêng, phí ship tính theo tỉnh, phải cộng vào ngân sách từ đầu.
Hứa công dụng trên thiệp. Viết "chữa ho", "giảm đường huyết" là sai và có thể làm phiền người nhận. Chỉ nên viết về nguồn gốc và cách dùng.
Để hộp quà trong xe nhiều ngày. Nhân viên kinh doanh mang quà đi gặp khách, để cốp xe cả tuần nắng nóng.
Không có danh sách đối chiếu. Trao xong không biết ai đã nhận, ai chưa, hộp dư nằm đâu.
Gửi kèm hàng dễ vỡ khác mà không chèn. Ghép mật với chai rượu trong cùng hộp mà không ngăn, đi đường rất dễ vỡ cả hai.
Không nhắc trẻ nhỏ. Nhân viên có con nhỏ cần biết trẻ dưới 1 tuổi không dùng mật.
Không lưu thông tin nhà cung cấp. Năm sau muốn đặt lại phải tìm từ đầu, mất sự nhất quán.
Chuyển tiền trước khi có xác nhận đơn. Luôn có xác nhận mẫu, số lượng, ngày giao rồi mới thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Đặt quà tặng doanh nghiệp mật ong dú cần chuẩn bị trước bao lâu?
Càng sớm càng tốt, vì mật ong dú lấy theo mùa và mỗi tổ cho ít. Nên liên hệ ngay khi công ty duyệt kế hoạch quà để hỏi lượng có thể cung ứng và thời gian chuẩn bị, rồi mới chốt con số cuối.
Có mua được giá sỉ khi đặt quà số lượng lớn không?
Cửa hàng Shop Ong Dú hiện niêm yết theo từng cỡ hũ, giá tính theo dung tích. Nếu đơn của công ty lớn, cứ hỏi trực tiếp; đừng dựa vào mức giảm nghe từ nơi khác để tính ngân sách.
Quà mật ong dú có xuất hoá đơn công ty được không?
Đây là việc phải hỏi bên bán trước khi đặt. Chuẩn bị sẵn tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hoá đơn và ghi rõ yêu cầu trong lúc chốt đơn.
Làm sao để màu mật trong các hộp quà đồng đều?
Hỏi người bán xem đơn có lấy được từ cùng một đợt thu không. Mật ong dú đổi màu theo mùa hoa, nên chênh nhẹ là tự nhiên; ghi một câu trên thiệp giải thích điều này cũng giúp khách hiểu.
Có nên in logo công ty lên hũ mật?
Nên in lên hộp hoặc thiệp hơn là lên hũ, vì hũ mật cần giữ nguyên thông tin của bên đóng gói. Hộp và thiệp cũng dễ duyệt, dễ in lại khi sai.
Nhân viên ở chi nhánh xa có nhận quà kịp không?
Được, nếu tách thành đơn giao riêng ngay từ đầu và tính phí ship theo tỉnh. Gửi kèm danh sách người nhận và một đầu mối ký nhận ở mỗi chi nhánh.
