Một hợp đồng đại lý mật ong dú đủ dùng nên có năm nhóm điều khoản: chất lượng theo lô và mẫu lưu; giao nhận, đổi trả hàng lỗi; vùng bán; giá bán lẻ và thanh toán; thời hạn, chấm dứt và hàng tồn. Thiếu nhóm nào, chỗ trống đó sẽ thành chỗ cãi nhau khi hai bên không còn vui vẻ như lúc bắt tay.
Lúc mới hợp tác, ai cũng ngại đưa giấy ra. Sợ bên kia nghĩ mình không tin. Nhưng hỏi những người đã làm đại lý vài năm, câu họ hay nói là: chính vì muốn làm lâu với nhau nên mới phải ghi ra. Hợp đồng không phải để kiện. Nó là bản ghi những gì hai bên đã hiểu giống nhau, để sáu tháng sau không ai phải nhớ lại "hồi đó nói sao".
Bài này là danh sách điều khoản nên có và lý do của từng cái, viết cho mật ong dú. Đây không phải mẫu hợp đồng pháp lý. Khi làm bản chính thức, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý đọc lại.
Vì sao hợp đồng cho mật ong dú phải kỹ hơn hàng khác?
Mật ong dú là hàng thực phẩm, giá cao, sản lượng ít và thay đổi theo mùa. Mỗi đặc điểm đó sinh ra một loại tranh chấp riêng. Hàng thực phẩm thì có chuyện chất lượng và an toàn. Giá cao thì một lô lỗi là khoản tiền lớn. Sản lượng ít thì có mùa nguồn không đủ hàng giao. Thay đổi theo mùa thì khách quen thấy vị khác, đại lý hỏi nguồn, nguồn bảo mật thật thì vậy.
Thêm nữa, mật ong dú dễ lên men nếu bảo quản không đúng. Khi một hũ phồng nắp trên kệ đại lý, câu hỏi "lỗi của ai" không có câu trả lời nếu không có mẫu lưu và không có điều khoản nói lúc nào trách nhiệm chuyển từ nguồn sang đại lý.
Vì vậy hợp đồng cho mật ong dú không cần dài, nhưng cần trúng những chỗ đặc thù đó. Một trang rưỡi viết rõ ràng có giá hơn mười trang chép mẫu chung chung.
Viết bằng tiếng Việt thường ngày, câu ngắn. Hai bên đọc hiểu được là quan trọng nhất.
Nhóm điều khoản về hàng hóa và chất lượng
Mô tả sản phẩm. Mật ong dú, loài ong, vùng nuôi, mật để nguyên hay đã hạ thủy phần, quy cách đóng gói, dung tích.
Nhãn mác. Ai chịu trách nhiệm nhãn, nhãn phải có những dòng gì, đại lý có được dán thêm gì không.
Chất lượng theo lô. Mỗi lô có mã, có phiếu kiểm nghiệm nếu có, gửi kèm hàng.
Mẫu lưu. Lúc giao hai bên cùng niêm mẫu, mỗi bên giữ một phần trong thời gian thống nhất.
Hạn dùng và hướng dẫn bảo quản. Nguồn cung cấp bằng văn bản, đại lý cam kết làm theo.
Thay đổi sản phẩm. Nguồn đổi cách sơ chế, đổi bao bì, đổi vùng thì báo trước bao lâu.
Mật đổi vị theo mùa. Ghi rõ đây là đặc điểm tự nhiên, không phải lỗi, để không thành lý do trả hàng.
Kiểm nghiệm bổ sung. Đại lý được tự gửi mẫu khi nào, chi phí ai chịu nếu đạt, nếu không đạt.
Lời quảng cáo. Hai bên không quảng cáo công dụng chữa bệnh.
Hình ảnh, tên nguồn. Đại lý được dùng ảnh, tên trại vào việc gì.
Sự cố an toàn thực phẩm. Khi có phản ánh nghiêm trọng, hai bên phối hợp thu hồi thế nào.
Nhóm điều khoản về giao nhận và đổi trả
Cách đặt hàng. Đặt qua đâu, báo trước bao lâu.
Thời gian giao. Bao lâu sau khi đặt, mùa ít hàng thì xử lý ra sao.
Ai chịu vận chuyển. Ai thuê, ai trả phí, hàng vỡ trên đường ai chịu.
Thời điểm chuyển trách nhiệm. Đại lý ký nhận là từ đó việc bảo quản thuộc đại lý.
Kiểm hàng khi nhận. Quay video mở thùng, báo lỗi vỡ móp ngay.
Lỗi phát hiện sau. Sủi bọt, phồng nắp: báo trong bao lâu, bằng chứng gì.
Phân định lỗi. So mẫu lưu: mẫu của nguồn cũng lỗi thì nguồn chịu.
Cách giải quyết. Đổi hàng, bù lô sau hay trả tiền.
Hàng khách trả lại. Đại lý đổi cho khách rồi được nguồn bù trong trường hợp nào.
Hàng bán chậm. Ghi rõ hàng tồn do đại lý nhập dư không thuộc diện đổi trả, trừ khi có thỏa thuận khác.
Biên bản. Mỗi lần đổi trả có biên bản ngắn, hai bên ký.
Vùng bán, giá bán lẻ và thanh toán: chỗ hay sinh chuyện nhất
Vùng bán là điều khoản người làm đại lý hay muốn có nhất: không ai khác bán cùng hàng trong khu của mình. Với nguồn, đây là cam kết lớn, nhất là khi sản lượng mật ong dú ít. Nếu có vùng độc quyền, nên ghi rõ phạm vi, thời hạn, và điều kiện để giữ quyền đó. Cũng nên ghi nguồn có được bán lẻ trực tiếp, bán online cho khách trong vùng hay không, vì đây là chuyện hay va chạm nhất.
Giá bán lẻ khuyến nghị giúp các điểm bán không giẫm chân nhau. Ghi giá bán lẻ là bao nhiêu, đại lý được phép chênh trong khoảng nào, khi nguồn đổi giá thì báo trước bao lâu. Giá nhập của đại lý thì ghi trong bảng giá kèm theo, có ngày hiệu lực.
Thanh toán ghi rõ cách trả, thời hạn trả, có cọc hay không, trả chậm thì sao. Mật ong dú giá cao, một khoản nợ đọng kéo dài làm cả hai bên khó chịu. Thống nhất từ đầu, đúng hẹn cả hai chiều.
Cẩn thận với điều khoản doanh số tối thiểu. Nguồn muốn đại lý cam kết bán một lượng mỗi tháng là dễ hiểu. Nhưng mật ong dú bán theo mùa, có tháng chậm. Nếu phải nhận, nên tính theo quý hoặc theo năm, và hậu quả khi không đạt chỉ là mất quyền vùng, không phải phạt tiền.
Thời hạn, chấm dứt và những điều hay bỏ sót
Thời hạn hợp đồng. Một năm là vừa để hai bên hiểu nhau, có điều khoản tự gia hạn.
Báo trước khi chấm dứt. Bên nào muốn ngừng thì báo trước bao lâu.
Chấm dứt ngay khi nào. Vi phạm nghiêm trọng như bán hàng giả mạo nhãn, nói sai công dụng, nợ quá hạn.
Hàng tồn khi chấm dứt. Nguồn mua lại, đại lý bán tiếp đến hết, hay xử lý thế nào.
Tài liệu, biển hiệu. Đại lý ngừng dùng tên, ảnh của nguồn sau bao lâu.
Công nợ khi chấm dứt. Hai bên đối chiếu, thanh toán trong bao lâu.
Thông tin khách hàng. Danh sách khách của đại lý thuộc về ai. Đừng để mơ hồ.
Bất khả kháng. Mất mùa, thiên tai làm thiếu hàng, hai bên xử lý ra sao.
Giải quyết tranh chấp. Thương lượng trước, rồi hòa giải, cuối cùng mới đến cơ quan có thẩm quyền.
Phụ lục. Bảng giá, quy cách, hướng dẫn bảo quản để ở phụ lục, đổi dễ hơn sửa hợp đồng.
Chữ ký, ngày tháng. Mỗi bên giữ một bản, ký nháy từng trang.
Nhờ người có chuyên môn đọc. Trước khi ký bản chính thức, nhờ người hiểu luật xem lại.
Câu hỏi thường gặp
Làm đại lý mật ong dú nhỏ có cần hợp đồng không?
Nhỏ cũng nên có, dù chỉ một hai trang. Nó ghi lại chất lượng, đổi trả, giá và cách chấm dứt, những thứ hay gây hiểu lầm khi có hàng lỗi hay khi muốn ngừng.
Hợp đồng đại lý có cần công chứng không?
Tùy loại hợp đồng và yêu cầu của các bên. Nhiều hợp đồng mua bán thông thường không bắt buộc, nhưng nên hỏi người có chuyên môn pháp lý cho trường hợp của mình.
Có nên đòi vùng bán độc quyền khi mới làm đại lý?
Đòi được thì tốt, nhưng thường đi kèm cam kết doanh số. Người mới nên ưu tiên điều khoản chất lượng và đổi trả rõ ràng trước, vùng bán bàn sau khi đã bán ổn.
Nguồn tự bán online cho khách trong vùng của đại lý thì sao?
Nếu hợp đồng không nói gì thì khó phản đối. Nên ghi rõ từ đầu nguồn có bán lẻ trực tiếp không, và nếu có thì giá bán lẻ có thống nhất với đại lý không.
Muốn làm đại lý cho Shop Ong Dú thì hỏi điều khoản ở đâu?
Hỏi trực tiếp cửa hàng Shop Ong Dú xem có nhận đại lý không và điều kiện thế nào. Bài này không thay mặt cửa hàng nêu chính sách.
Hàng tồn khi ngừng làm đại lý nên xử lý thế nào?
Tốt nhất là ghi sẵn trong hợp đồng: nguồn mua lại theo giá nào, hoặc đại lý được bán tiếp đến hết trong thời gian bao lâu. Không ghi thì hàng tồn thường thành gánh nặng của đại lý.
